Le rapport d’étape peut être remis au FJÎM lorsque le promoteur a atteint 80 % des dépenses du premier versement. Il doit contenir un résumé de l’état de l’avancement du projet, une explication de tout changement apporté au projet, un détail des dépenses qui correspond au budget établi dans le protocole d’entente et une copie de toutes les pièces justificatives reliées au projet (copies des factures, copies des honoraires professionnels, copie du livre de paie des employés au projet et curriculum vitae du personnel embauché). Il doit également ajouter tout document, rapport ou outil promotionnel rédigés dans le cadre du projet.

Le rapport final doit contenir un résumé global du projet avec des résultats quantitatifs (nombre de jeunes rejoints, nombre d’emplois créés, nombre d’activités tenues, montants investis par les partenaires) et qualitatifs (appréciation des jeunes et de la collectivité, possibilité de continuité des activités du projet). Le rapport doit aussi inclure une explication de tout changement apporté au projet et curriculum vitae du personnel embauché. Le rapport doit également contenir un rapport financier signé par un comptable public certifiant que les dépenses admissibles du projet ont été effectuées et payées, de même que le montant de l'aide financière de chaque partenaire ayant contribué au financement du projet. Il doit également ajouter tout document, rapport ou outil promotionnel rédigés dans le cadre du projet. Un modèle est disponible pour les promoteurs.

Traitement des retards : un promoteur qui tarde à remettre son rapport d’étape ou son rapport final est avisé par l’envoi d’une lettre après une période de six mois suivant la fin du délai (les démarches de réclamation seront mentionnées dans la lettre)

Un promoteur qui ne nous remet pas de rapport(s) est un promoteur en défaut. Si un promoteur, en défaut depuis six mois ou plus, dépose un projet pour financement, celui-ci ne pourra être analysé et/ou financé et sera déclaré inadmissible. Le promoteur en sera avisé par écrit. Un promoteur, en défaut depuis six mois ou plus, ne peut recevoir de versement relatif à tout autre projet financé par le FRIJ. Si un promoteur ne nous remet pas de rapport(s) et ne répond pas à nos appels, il fait alors l’objet de démarches de réclamation.